‘Pandemi sonrasındaki dünyaya hazırız’

Kadoil İnsan Kaynakları Koordinatörü Pınar Kotel, gazetemize özel yaptığı açıklamada şirketlerinin İK faaliyetlerini anlattı.

Kadoil İnsan Kaynakları Koordinatörü Pınar Kotel, Enerji Petrol Gaz’a konuştu. Kotel, İnsan Kaynakları stratejisi ve Kadoil’in yürüttüğü çalışmalar hakkında bilgi verdi.

İnsan Kaynakları Koordinatörlüğünün faaliyetlerini anlatır mısınız?

İnsan Kaynakları Yönetimi, 360 derece düşünüldüğünde yatay ve dikey boyutları olan bir alandır. Yatay boyutu, faaliyetlerin birbirine uyum sağlayacak ve birbirini destekleyecek şekilde oluşturulması iken, dikey boyutu; faaliyetlerin örgütsel stratejilerle bütünleşmesi ve örgütün stratejik amaçlarını desteklemesi ile oluşturulmaktadır.

KADOİL olarak İnsan Kaynakları yönetimi; kavramsal bakmakta, sistem fonksiyonlarını uygulamakta, tüm yasal ve hukuki gereklilikler, eğitim süreçleri ve ihtiyaçları ile bu ihtiyaçların sağlanması, performans ölçümü, kariyer planlaması, terfi, işe alım -işten ayrılış ve tazminat konularının uygulamasını içeren kapsamlı prosedürler ile yönetmekteyiz. Planlama, elde tutma, elde etme, performans artırma işlevlerinde yenilikleri izlemekte, değerlendirmekte ve şirketimizde uygulamaktayız. 

“ÇALIŞANLARIMIZIN SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ BİZLER İÇİN HER ZAMAN HER ŞEYİN ÖNÜNDE GELDİ”

Covid-19 salgını çalışma düzeninizi nasıl etkiledi? Bu dönemde nasıl bir İK stratejisi oluşturdunuz? Ne gibi önlemler alındı? 

Birinci yılını tamamladığımız pandemi sürecinde çok farklı deneyimler yaşadık. İş yapış biçimimiz, çalışan ilişkileri, değer kavramımız değişti. Bizlerden bağımsız etkenler tarafından nasıl aniden etkilenip, şekil almamız gerektiğini çok yakından gördük. İş yapmak, nerede ve nasıl çalışmak, sürdürülebilirlik, esnek çalışma koşulları, değer görmek ve çalışanların seslerini duymak kıymetini hızla arttırdı. Uzun vadede değişim öngördüğümüz her şeyi kısa bir zamanda hayata geçirmek zorunda kaldık. Ben bu hızlı değişimden mesleğim adına memnunum. Kadoil olarak ise çalışanlarımızın sağlığı ve güvenliği bizler için her zaman her şeyin önünde geldi. Sağlık Bakanlığının tavsiye ettiği bütün kurallara tüm çalışanlarımız ile harfi harfiyen uyduk, uyguladık. Proje ve iş süreçlerimizde hedeflerimizi net tutarak beklentilerimizi belirledik. Dijitalleşme süreçlerini hızlandırdık. Çalışanlarımızın bulundukları her ortamda sorunsuz çalışabilmeleri için fiziksel koşullar oluşturduk. Akaryakıt sektörü bu süreçte hizmet vermeye 7 /24 devam etti. Sahada olan çalışanlarımızın yeni koşullara hazır olmaları bizim için çok önemliydi. Bayilerimizi ve istasyon çalışanlarımızı yetkili departmanlarımız aracılığıyla bilgilendirdik. İstasyonlarımıza, sevkiyat ofislerimize ve genel merkezimize farkındalığı arttıracak gerekli uyarıları astık. Genel merkeze gelmek zorunda kalan arkadaşlarımız için fiziksel koşulları yeniden düzenledik. Evden devam edebilecek kişiler için aksama yaşanmaması adına internet ve telefon kotalarını arttırdık. Servis koşullarını pandeminin gereklilikleri doğrultusunda güncelledik. İnsan Kaynakları olarak çalışanlarımızla düzenli olarak hijyen ve sağlık paketleri hazırladık. Çalışanlarımızla empati kurup; bedensel ve ruhsal zindeliklerini önemseyen içerikler paylaştık. Genel merkez içinde servis sağlayan mutfak bölümümüzü pandemi koşullarına göre yeniden düzenledik. Fiziksel gerçekleştirilen toplantıların hepsini dijitale taşıdık. Bölge müdürlerimiz için Kadoil e-saha uygulamasını hayata geçirdik. Böylelikle sokağa çıkma yasaklarında sahada işlerin aksamamasını da sağlamış olduk. Bu sayede hem bayilerimiz hem de potansiyel bayilerimiz saha yetkililerimize istedikleri an ulaşabildiler.

‘İŞ YAPIŞ BİÇİMİMİZİ YENİLEMEYİ VE YENİ DÜNYAYA ENTEGRE OLMAYI HEDEFLEDİK’

Dijitalleşmenin, uzaktan ve esnek çalışma modellerinin ön plana çıktığı pandemi süreci ile birlikte bazı şirketlerde bu çalışma modellerinin kalıcı hale getirilmesi söz konusu. Kadoil’de böyle bir gündeminiz var mı? 

Tarihte eşi benzerine nadir rastlanmış böylesine zorlu bir süreçte ilk önceliğimiz çalışanlarımız ve ailelerimizin sağlıkları oldu. Böylesine zor bir süreçte kısa değil her zaman uzun vadede düşünüp yol almaya çalıştık. Her ne kadar uzaktan çalışma modeli iş dünyasında hızla yaygınlaşmaya başlamış olsa da İnsan Kaynakları yönetimi olarak öncelikli hedefimiz kimin nerede çalışacağından öte kurumsal değer ve kültürümüzün hissedildiği yönetim anlayışını devam ettirebilmek oldu. Her çalışma modeli kendi ihtiyaçlarını beraberinde getiriyor. Bütünüyle uzaktan çalışma modeline geçmektense hem uzaktan hem de şirketten çalışmanın çok daha zorlayıcı bir yapı olduğunu deneyimledik. Biz bu süreçte iş yapış biçimimizi yenilemeyi ve yeni dünyaya entegre olmayı hedefledik. Çalışanlarımızın şirket aidiyetlerini kaybetmeden, esnek çalışma modelinin zorluklarından etkilenmeden yeni teknolojik imkanlarla motivasyonu en üstte tutabileceğimiz bir karma sistem şu an için öncelikli hedefimiz. 2021 yılında iş yaşamına paralel uygulamalar ile “önce sağlığımız” sonra “birlikteliğimiz” bakış açısı ile devam edeceğiz.

‘KADOİL OLARAK DOLAYLI 2.500, DOĞRUDAN 200 ÇALIŞANIMIZ BULUNMAKTADIR’

Çalışan sayınız ve çalışan profilinizden bahseder misiniz?

Türkiye’nin önde gelen şirketlerin başında gelen Kadooğlu Holding bünyesinde faaliyet gösteriyoruz. Sadece Kadoil olarak dolaylı 2.500, doğrudan 200 çalışanımız bulunmaktadır. Çalışan sayımızın oranlarına baktığımızda merkez ofisimizde yüzde 41,72, tesislerimizde yüzde 15,89, LPG yüzde 22,52, bölgelerde yüzde 19,87 çalışanımız bulunmaktadır. Çalışanlarımızın yüzde 20,44 kadın,  yüzde 79,56 erkeklerden oluşmakta olup, kıdem yılımız 5,2’dir.  Çalışan yaş ortalamamız ise 38’dir. 

Çalışan profilimizi, mesleğinde uzman, gelişmiş sosyal yetkinliğe sahip, şirkete ve çalıştığı fonksiyona yönelik motivasyonu yüksek; öğrenmeye, kendini geliştirmeye ve katma değer yaratmaya istekli olarak tanımlayabiliriz.

İşe alım süreci Kadoil’de nasıl gerçekleşir?

Şirketimizde Personel Seçme ve Yerleştirme süreci; İlgili bölüm yöneticisinin personel talep formunu doldurması ve İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü’ne teslim etmesi ile başlamaktadır. Aranan yetkinlikler doğrultusunda iç referans ve Kariyer portalları aracılığı ile aday özgeçmiş havuzu taranmakta ve mülakata davet edilecek uygun aday ile ilk görüşme İnsan Kaynakları Departmanı tarafından yapılmaktadır. İlk görüşmede adaylarımızı aşağıdaki konular dikkate alınarak değerlendirmekteyiz.

• Mesleki yetkinliği,

• Kişinin davranışsal özellikleri,

• Organizasyonel uyum yeteneği,

• En az bir önceki iş yerinden mesleki istihbaratı ve referans araştırması,

İnsan Kaynakları ve ilgili bölüm yöneticileri serbest görüşme tekniği kullanarak, ihtiyaçlar doğrultusunda bu yöntemi farklı ölçme ve değerlendirme araçları ile destekleyerek görüşme sürecini tamamlamaktadır. İşe alım yapılması planlanan pozisyon için uygun olarak değerlendirilen adaya iş teklifi yapılmaktadır. Görüşme sürecine dahil ettiğimiz diğer adaylarımıza da telefon ya da elektronik posta vasıtasıyla mutlaka geri dönüş yapılmaktadır. Tüm başvurular gizlilik esasına sadık kalınarak değerlendirilmektedir. İşe başlayan çalışanlarımız öncelikle İnsan Kaynakları Tanıtım programı eğitimine ardından da genel oryantasyon programına dahil olmaktadır.

Program Kapsamında,

• İnsan Kaynakları stratejileri ve uygulamaları,

• Şirket tanıtımı, Değerlerimiz, Vizyon ve Misyonuz, Hedeflerimiz,

• Fonksiyon ve pozisyona yönelik tanıtım ve bilgilendirmeler,

• Genel Süreçler aktarılmaktadır. 

Sonrasında işe başlayış kiti, ofiste ilk iş günü hediyemiz ve hatıra notumuz ile ailemize katılım gerçekleşmektedir. 

“ÇALIŞANLARIMIZIN PROFESYONEL VE KİŞİSEL GELİŞİMLERİNİ DESTEKLEME HEDEFLERİMİZİN BİR PARÇASI OLMUŞTUR”

Çalışanlar için düzenlediğiniz özel eğitimler/programlar var mı? Bunlardan bahseder misiniz?

Sürekli ve verimli eğitim programları ile çalışanlarımızın profesyonel ve kişisel gelişimlerini destekleme her daim hedeflerimizin bir parçası olmuştur.

Çalışanlarımızın bireysel gelişim ihtiyaçları doğrultusunda diğer yöneticilerle iş birliği içerisinde görüşmelerimizi yaparız. Eğitim ihtiyaç analizi yapar ve yıl boyu gerçekleştirdiğimiz Çalışan Memnuniyet Anket sonuçlarından çıkan talepleri de değerlendirmemize alırız. Ayrıca çalışanlarımızın kariyer gelişimi çerçevesinde ileride gelebilecekleri düşünülen pozisyona onları hazırlayabilmek için kişisel gelişim programlarını da hayata geçiririz.

Ayrıca, 2017 yılı itibari ile Kurum içi / Kurum dışı aldığımız eğitimlerin video ve eğitim notlarına ver verdiğimiz “Kadoil Gelişim Akademisi“ bilgi portalımız bulunmaktadır. 

Yıl bazında aldığımız tüm eğitimlere istediğimiz zaman akademimizden ulaşabiliyoruz.

Profesyonel iş yaşamını 18 yıldır sürdüren Kadoil İnsan Kaynakları Koordinatörü Pınar Kotel, Karadeniz Teknik Üniversitesi İktisat fakültesinden mezun oldu. İş hayatına İstanbul Hava Yolları A.Ş’ de personel müdürlüğü departmanında uzman yardımcılığı pozisyonu ile başladı. Sağlık ve Sanayi sektöründe yönetici pozisyonunda uzun yıllar çalışan Pınar Kotel, pek çok yenilikçi İnsan Kaynakları projelerini hayata geçirme başarısını gösterdi. 

2017 yılı itibari ile Kadooğlu Petrolcülük ’de İnsan Kaynakları Yöneticisi görevini sürdürmekte olan Kotel, Havacılık, Sağlık ve Sanayi gibi farklı sektörlerde geniş çerçevede deneyim edinmiş bir İK profesyoneli.

EFQM Mükemmellik Modeli ve Kuruluş içi Kalite Denetimi konularında yetki sahibi.

‘EKİBİMİZ İLE SÜRDÜRÜLEBİLİR KILDIĞIMIZ MOTİVASYON FAALİYETLERİMİZ BULUNMAKTADIR’

Çalışanlar için özel uygulamalarınız, motivasyon faaliyetleriniz bulunuyor mu?

Motivasyon geçici bir etki değildir. Dış motivasyon sadece ödül ile sağlanamaz. İç motivasyon, kendi kendine motive olma, sevdiğimiz işleri yapabilmek çok kıymetli bir şeydir. Kendi kendine motive etmek hele ki böyle bir dönemde hiç kolay değil. Yönlendirme ve hayatımızın her yerinde dışsal uyarılar olmaktadır. Dış uyaranlar olmadan, göz ardı ederek özellikle bu dönemde kendi kendimize disipline olmamız gerekmektedir. Unutmayalım ki başarının olmazsa olmazı iç motivasyondur. Enerji, iyi olma durumu ve mutlulukla motivasyon karıştırılmaktadır. Her zaman çalışmak yerine özel alanlar yaratıp sohbet etmek de çok önemlidir. Yardımlaşma, sorunları birlikte çözme bizlere iyi gelen gelişim alanlarımızdır. Birbirimize destek olmayı ve destek istemeyi ihmal etmemeliyiz. Odaklanma, algılama, stresle başa çıkma gibi bizlere ait unsurlar ancak birlikte olmakla bertaraf edilmektedir.

Başta da belirttiğim üzere içsel ve dışsal motivasyon vardır. Bilinen motivasyonlar anlıktır, duygusal algoritmadır. Şirketlerin koydukları hedefler kar / ciro parasal hedefler yarar ve değişkendir. Yönetici baskıda olduğunu hissedebilir ancak şirket hedefleri ile kendi iş hedeflerini karıştırmamalıdır.

İnovasyon, şirketleri geliştirirken onların büyümesini de sağlamaktadır. Bu durum kişilerin motivasyonunu da olumlu yönde etkilemektedir.

Ekibimiz ile sürdürülebilir kıldığımız motivasyon faaliyetlerimiz bulunmaktadır. Başlıca sıralamam gerekirse; 

KADOİL ÇEA : “Çevreyi Ele Alıyoruz”  başlığı altında çevreyi koruma ana fikri ile yaşattığımız projemizdir.

Kütüphane: Pilot bölge olarak seçtiğimiz İstanbul ilimize olan km uzaklığına göre taçlandırdığımız (Kütüphane 1369, Kütüphane 1580) okulların yeni kurulacak kütüphaneleri için kitap desteğinizde bulunduğumuz projemizdir.

Teşekkür Et: Uygulamamız, yapılan bir iyiliğe karşı duyulan gönül borcunu ve hoşnutluğu sözle ya da davranışla anlatmak, İş hayatında işi kolaylaştıran, çözümleyen ve geliştiren davranışları “Teşekkür” ile karşılamak önemli bir motivasyon kaynağıdır. Amacımız: Motivasyon sağlamak, teşekkür etme kültürünü oluşturmaktır.

Pozitif güç için çalışma alanında fark yarat!: Amacımız:  Çalışan bağlılığı, teşvik, pozitif his uyandırmaktır.

Kadoil –Refleksiyon: Uygulamamız, aldığımız geri bildirimler ile süreçlerimizi iyileştirebilir ve yarınlarımız için kurum alt yapımıza ait temel taşlarımızı daha da sağlamlaştırmayı hedeflediğimiz projemizdir. Çalışanlarımızın; davranış değişikliğini desteklemek ve şirketimizdeki olumlu davranışları besleyebilmek için kuvvetli ve iyileşmeye açık yönlerimizin geri bildirimlerini aldığımız güç aracımızdır.

Dost Besin Saati: Uygulamamız ile her ayın ilk Pazartesi günü saat 15:20’de sağlıklı besinler tüketiyoruz.

Öner –Kazan: Uygulamamız, şirketimizin kurum kültürüne uyan, değerlerimizi yansıtan ve KADOİL hedefleri kapsamında aranılan yetkinliklere sahip adayların, çalışma arkadaşlarımız  tarafından  önerilmesi ve önerilen adayın işe alım sürecinin gerçekleşmesi durumunda, CV ‘yi bizlerle paylaşan çalışma arkadaşımıza hediye çeki takdim ettiğimiz ödül sistemimizdir.

İç Paydaş Değerlendirme: Anket çalışmamız da bulunmaktadır. 

Birçok farklı uygulamamız ile yaklaşımlarımızın hissedilebilir ve sıcak olduğunu büyük bir sevgi ile hissediyoruz.